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电子资源采购

时间:2016年06月02日 浏览人次:1128

电子资源采访及管理制度


(一) 采购原则

1.采购范围包括与我校学科或读者素质提升相关的学术型数据库、电子期刊、电子图书、电子报纸、各类数据及专题网络信息等。

2.重点采购符合我校学科建设需要的权威性、学术价值和利用价值较高的数据库。

3.同类型数据库优先选择使用范围广、使用频率高、读者反响好、售后服务好的数据库。

4.以采购全文数据库为主,适当采购索引、文摘等二次文献数据库。

5.对于网络信息类数据库,采购时须对其出版内容、网站优劣、操作使用、信息来源等进行综合考察。

6.采购时须全面考察数据库的技术支持功能,优先选择使用方便、检索功能完善、数据更新速度快、界面友好、便于输出数据、网络顺畅、提供镜像或专线的多用户网络数据库。

(二) 试用数据库管理

1.根据DRAA及电子数据商提供的试用数据库信息,结合我校教学及科研需求,有选择地试用相关数据库。正确填写数据库商提供的试用回执,在图书馆主页、微博等发布试用信息,并通知相关学科联系馆员向相关院系推荐试用数据库。

2.试用期过后,须向数据库商索取试用统计数据。

(三) 采购前期准备

1.整理已购及试用数据库的使用情况,计算单篇成本,为制定订购计划做准备。

2.专家调研。直接面向本校专家进行调研,充分听取专家的建议。

3.读者推荐。广泛收集读者(主要是教师和研究生)对某些优质的或对科研有重大 帮助的数据库推荐意见。

4.DRAA的报告或业内的评价。DRAA对于组织团购的数据库均有评估报告,通过上述机构或与业内资深馆员交流,充分了解各个数据库的优劣。

(四) 采购流程
 

1.采购模式

  主要通过DRAA、政府联采等获得官方认可的集团采购模式,以降低采购成本。如遇需单独采购的外文数据库,需上报校资产管理处,综合考虑服务效果,选择合适代理商;如需招标,需上报校资产管理处,严格按照学校招标程序执行。

2.采购计划

1)电子资源建设员根据每年的经费预算,估算数据库费用涨幅,制定数据库初步订购计划,与历年使用情况及读者反馈意见一起提交馆领导。

2)馆领导召集图书馆资源采购小组,根据预算及使用情况讨论决定数据库的续订、弃订、增订计划,通过邮件等方式与电子资源建设员确认。

3)电子资源建设员根据馆领导指示做好数据库的续订和增订计划,制作《电子资源采购计划表》。

3.订购流程

1)电子资源建设员制作《电子资源采购计划表》,馆领导、分管副校长等逐一签字确认。

2)电子资源建设员联系数据库商与馆领导商讨价格及合同/招标事宜。分馆领导通过邮件方式与电子资源建设员确认最终谈判价格及合同条款。

3)电子资源建设员制作《电子资源供货实际金额表》,报送《网上合同确认书》至校资产管理处。

4)数据库商寄出合同和发票,图书馆(馆长)与数据库商在合同(至少一式两份)上签字。发票需电子资源建设员,信息服务部主任,分管副馆长,馆长,财务 “一支笔”副馆长,校资产处,校财务处,校办等相关部门确认签字盖章后,分管副校长及财务“一支笔”副校长签字。合同生效。

5)合同生效后付款,合同及发票需复印备案后,发票及印花税去财务处报销,图书馆寄出合同。

4.新订数据库采购流程

  电子资源建设员必须完成“(三) 采购前期准备”各条款,并通过书面方式广泛征求相关学科专业人员意见。在综合已购相关数据库情况后,向馆领导提交初步新订计划。馆领导通过邮件方式与电子 资源建设员确认后,方可正式拟订新订计划,执行“(四)采购流程--3. 订购流程”相关流程。

5.弃订数据库

  编写数据库弃订公告,馆领导审阅通过后,在图书馆主页发布。


(五) 数据库管理与统计

1.建立账本。建立电子资源经费收支专用账本,如实、及时记录每个数据库每一笔相关经费的收支情况。

2.使用统计及单篇成本。电子资源建设员每年定期向数据库商索取数据库使用情况,整理,汇总,计算单篇成本,对比历年使用情况及价格,为制定新一年度的订购计划做准备。

3.建档管理。电子资源建设员保留所有关于数据库试用、续订、增订、使用统计及相关工作的往来邮件备查。